Algemene Voorwaarden

Algemeen

1. Laatste update: 24 oktober 2023. Elke update vernietigt automatisch de voorwaarden geldend in de vorige versies.

2. De voorwaarden hieronder gelden voor de huur van vergaderruimtes te Herkenrodesingel 101 in Hasselt, hierna genoemd “Demersite Hasselt”. Vragen en/of bedenkingen bij deze voorwaarden dienen schriftelijk te gebeuren via info@demersite.be.

1. Prijzen

Al onze prijzen zijn exclusief BTW.

2. Bevestiging

2.1 De reservatie is definitief vanaf het moment dat Demersite Hasselt een getekend exemplaar van het meetingcontract ontvangt, per post of per e-mail.

2.2 Dit meetingcontract is enkel geldig tussen Demersite Hasselt en de klant en heeft eveneens waarde voor gecontracteerden van één van beide partijen.

2.3 De persoon die het contract ondertekent in naam van de klant, garandeert Demersite Hasselt dat hij/zij hiervoor de bevoegdheid bezit. Indien dit niet het geval blijkt te zijn, zal deze persoon verantwoordelijk gesteld worden voor het uitvoeren van het contract en aansprakelijk zijn voor de gemaakte kosten.

2.4 Alle wijzigingen en toevoegingen aan het contract, moeten schriftelijk gemaakt worden en vereisen de overeenkomst van beide partijen. Mondelinge overeenkomsten zijn niet geldig.

3. Aantallen

3.1 Het exacte aantal deelnemers moet ten laatste 48 u. voor aanvang van de meeting worden bevestigd. Dit aantal is het gegarandeerde minimum voor facturatie.

3.2 Daling van het aantal gasten zal niet leiden tot een vermindering van de vastgestelde huurprijs voor de vergaderzaal. Voor mogelijke extra services zoals logistieke ondersteuning, catering, … zal er in dit geval een minimumbedrag aangerekend worden.

4. Annulaties

4.1 Alleen schriftelijke annulaties, per post of e-mail, worden aanvaard. De datum van ontvangst van dit schrijven geldt als annulatiedatum.

4.2 Indien de annulatie gebeurt tot 2 dagen voor de startdatum van de meeting, worden er geen kosten aangerekend aan de klant.

4.3 Indien de annulatie gebeurt vanaf 48 u. voor de startdatum van de meeting, wordt 50% van de totale som, vermeld in het meetingcontract, aangerekend aan de klant.

4.4 Indien de annulatie gebeurt op de dag van de meeting, wordt 100% van de totale som, vermeld in het meetingcontract, aangerekend aan de klant.

4.5 Dit contract komt van rechtswege, en zonder enige vorm van ingebrekestelling, tot een einde indien er zich bijzondere omstandigheden voordoen die de activiteit en/of solvabiliteit van de klant in het gedrang brengen, zoals daar zijn: faillissement, staking van betalingen, aanvraag tot uitstel van betaling of in het geval van algemeen bekende financiële moeilijkheden die meer specifiek moeten blijken uit het bestaan van beslagen en/of protesten, aanvragen tot in vereffeningstelling en stopzetting van de activiteiten. Ingeval het contract als dusdanig van rechtswege eindigt, geldt het art. 4.3. onverminderd.

5. Extra kosten

5.1 De tijdsduur van een halve dag wordt strikt nageleefd. Bij het overschrijden van een halve dag, wordt een volledige dag aangerekend. Een halve dag geldt als volgt: van 8.00 u. tot 13.00 u., van 12.00 u. tot 17.30 u., van 18.00 u. tot 23.00 u. Indien de boeking meerdere dagdelen overschrijdt, worden alle overschreden dagdelen aangerekend.

5.2 Alle gebruikte maaltijden, dranken en andere diensten, niet vermeld in dit meetingcontract, zullen door Demersite Hasselt aangerekend worden aan de klant.

6. Verantwoordelijkheden

6.1 Van elke deelnemer wordt verwacht dat hij/zij zich op een beschaafde manier gedraagt. De klant wordt verantwoordelijk gesteld voor alle schade en ongemakken die voortvloeien uit het gedrag van de deelnemers in Demersite Hasselt. Demersite Hasselt behoudt dan ook het recht klanten/deelnemers te weigeren bij het vormen van een hinder voor andere klanten of personeel.

6.2 Naargelang de klant een tijdelijke of definitieve hinderpaal vormen voor de uitvoering van onderhavig contract, schorsen of stellen gevallen van overmacht van rechtswege een einde aan de verplichtingen van Demersite Hasselt. Ook ontheffen deze gevallen Demersite Hasselt van elke verantwoordelijkheid of eis tot schadevergoeding die er zou kunnen uit volgen.

Worden als geval van overmacht beschouwd: oorlog of gelijkwaardige gebeurtenissen, terroristische aanslagen, onaangekondigde beslissingen en/of handelingen van de overheid, algemene of niet-algemene staking, lock-out, vakbondsonlusten, brand, overstroming, brandstofschaarste, energie- en/of grondstoffenschaarste en om het even welke oorzaak, voor zover deze zich volledig onafhankelijk van de wil van Demersite Hasselt voordoet.

6.3 Voor alle waardevol materiaal dat door de klant wordt gebruikt in Demersite Hasselt, moet de klant zelf een verzekering afsluiten. Dit geldt eveneens voor materiaal dat de klant zelf voorziet in Demersite Hasselt.

6.4 De verhuurder is niet aansprakelijk voor gebeurlijke ongevallen en/of diefstallen. De huurder mag niet doorverhuren aan derden.

6.5 De verhuurder heeft het recht om het logo of de naam van de huurder te gebruiken op de eigen website als ‘referentie’ of ‘klanten’, tenzij de huurder uitdrukkelijk verzoekt om deze gegevens niet te vermelden.

7. Organisatie

7.1 Tenzij anders overeengekomen, mag de klant onder geen enkele voorwaarde drank of voedsel voorzien in Demersite Hasselt.

7.2 Het gebruik van (duim)spijkers, haken, kleefband, schrijf-, tekengerief e.d. op de muren, deuren, tafels, vloeren of ander materiaal ter beschikking gesteld door Demersite Hasselt, is verboden, tenzij besproken en overeengekomen met onze reservatiedienst. Het is de verantwoordelijkeid van de boeker om de gebruikers/gasten hiervan op de hoogte te stellen.

7.3 Aan het einde van elk evenement moet de klant ervoor zorgen dat alle materiaal verwijderd is uit de ruimtes van Demersite Hasselt. Achtergelaten materiaal wordt niet bijgehouden voor de klant en onmiddellijk vernietigd, tenzij anders overeengekomen met de reservatiedienst. Hiervoor wordt een bedrag van minimum 250,00 EUR aangerekend.

7.4 Gebruik van kaarsen of toestellen met een vlam zijn verboden.

7.5 In Demersite Hasselt geldt een absoluut rookverbod. Per inbreuk zal zonder verdere ingebrekestelling 100,00 EUR worden aangerekend.

7.6 Niet ter beschikking gestelde ruimtes mogen nooit worden betreden door de gebruiker.

7.7 De gebruiker mag de gebruikers van andere lokalen in het gebouw niet storen.

8. Geschillen

Klachten in verband met evenementen dienen per gemotiveerd schrijven toe te komen bij Demersite Hasselt.
Deze worden besproken met de verantwoordelijke diensten en zo snel als mogelijk beantwoord. Eventuele klachten schorsen de betalingsverplichting niet.

9. Betalingen

9.1 Alle ontvangen facturen van Demersite Hasselt zijn te betalen binnen de 30 dagen, tenzij anders overeengekomen.

9.2 Niet-tijdige betaling geeft Demersite Hasselt hoe dan ook het recht al haar verdere contractuele verplichtingen op te schorsen totdat de contractueel verschuldige betalingen zijn verricht. Bij verzuim van betaling of bij niet-betaling op de voorziene vervaldag, zal zonder ingebrekestelling van rechtswege op het factuurbedrag een conventionele interest verschuldigd zijn van 10% op jaarbasis, waarbij elke begonnen maand, als volledige maand zal worden aangerekend.

9.3 De niet-betaling op haar vervaldag van één enkele factuur, maakt het verschuldigd saldo van alle andere, zelfs de niet-vervallen facturen, onmiddellijk opeisbaar.

10. Toepasselijk recht

Elk geschil naar aanleiding van deze overeenkomst valt onder de uitsluitende bevoegdheid van de rechtbanken arrondissement Limburg. Partijen aanvaarden uitdrukkelijk de toepassing van het Belgisch recht.